Cómo ejecutar efectivamente una colaboración a distancia
Alestra señala que la base de una colaboración a distancia radica en una estrategia que involucra infraestructura, seguridad y herramientas de comunicación.
Ya sea por cuestiones de salud, colaboración entre oficinas, emergencias o viajes de negocios, la colaboración a distancia se ha vuelto una necesidad, tanto para pequeñas como para medianas empresas. Las nuevas tecnologías en comunicaciones y nube, trabajar fuera de la oficina se ha vuelto más fácil que nunca.
De acuerdo con Alestra, tener una computadora y una buena conexión a Internet es todo lo que se necesita para trabajar a distancia con la misma efectividad que en la oficina. Sin embargo, no todos saben qué se necesita para una buena estrategia de colaboración; por lo que aquí, te contamos sobre las herramientas indispensables para implementar un sistema efectivo de colaboración y estar unidos a distancia.
Herramientas de comunicación
La comunicación rápida e instantánea es fundamental para la continuidad de cualquier negocio. Para esto, es necesario contar con las herramientas para compartir información, datos y mensajes. Mientras que algunas empresas utilizan el correo electrónico, otras prefieren usar servicios integrales como las comunicaciones unificadas. Estas soluciones cuentan con muchos formatos de comunicación ideales para distintos tipos de circunstancias. Con mensajería instantánea, mensajes de voz, correo, mensajes grupales y videollamadas, las comunicaciones unificadas permiten a los equipos trabajar de manera continua sin importar dónde estén y de la manera que ellos consideren más conveniente.
También, si buscas entablar comunicaciones entre grupos de trabajo grande, la solución de Video as a Service (VaaS) es ideal ya que se puede adaptar a salas de junta sin la necesidad de realizar una inversión en infraestructura costosa.
Nube para almacenaje y aplicaciones
Una de las herramientas más provechosas mientras se trabaja a distancia es la nube. Gracias a ella, tenemos acceso a soluciones y servicios que anteriormente sólo podríamos usar en la oficina. Además de usarla para almacenar información, actualmente hay empresas especializadas que hacen uso de la nube para ingresar a aplicaciones y programas, sin la necesidad de instalarlos en la computadora que se está usando. Conocido como Software as a Service (SaaS), los proveedores de soluciones digitales pueden implementar las aplicaciones en la nube para utilizarlas en cualquier dispositivo.
Seguridad en la red
El hecho de trabajar fuera de las instalaciones de una empresa, puede poner en riesgo la información o datos que comparten los colaboradores a través de Internet si no se toman las medidas adecuadas. La mejor recomendación para prevenir situaciones desafortunadas es hacer uso de una Red Privada Virtual (VPN). Estas redes crean un conducto a través del Internet por el cual se transfiere la información confidencial, desde dispositivos autorizados hasta los servidores de tu empresa.
Además, con sistemas de protección adicionales como programas antiphishing o antispam, será sencillo proteger los correos y métodos de comunicación de tu empresa ante amenazas digitales y hackers.
Con estas herramientas, será bastante sencillo que los colaboradores de las organizaciones puedan trabajar de manera productiva sin importar el lugar que se encuentren. Además de ser una excelente manera de realizar home office, la colaboración a distancia prepara para mantener el flujo de las operaciones ante momentos críticos o inesperados.
