Trabajar de forma remota funciona, pero ¿qué pasa si necesita imprimir?

Imprimir ya debería formar parte de los planes de continuidad del negocio de las empresas ante cualquier escenario y ambiente.

[ Larry Early | Director de Marketing de Software e Industria en Lexmark ]

Muchas empresas han logrado establecer esquemas de trabajo remoto en los últimos meses. Tienen computadoras portátiles, conexión a Internet, acceso a archivos y aplicaciones de trabajo, correo electrónico y a menudo, herramientas de comunicación y colaboración. ¿Pero qué pasa si la impresión es vital para sus operaciones o la carga de trabajo diaria?

Idealmente, la impresión ya debería formar parte de los planes de continuidad del negocio de las organizaciones, pero para aquellos atrapados sin una función de impresión muy necesaria durante el cierre de emergencia, hay tres pasos para garantizar que nunca pierdan la posibilidad de imprimir nuevamente:

• Paso uno: mover la infraestructura de impresión a la nube para que la organización pueda imprimir sin importar la plataforma, el usuario o la ubicación. Desde el punto de vista de salud y seguridad, la clave es que, con una gestión de salida flexible en la nube, es posible liberar la salida de información de manera segura en cualquier dispositivo habilitado para impresión cuando el receptor, y solo la persona autorizada, esté en la oficina o donde sea que se encuentre el equipo de salida. Esto también ahorra tiempo y evita miradas indiscretas, por lo que en cuestión de seguridad se obtiene éxito.
• Paso dos: habilita la impresión y administración móvil para toda la flota de impresión. Un sistema de gestión de impresión debería poder recibir trabajos de impresión por correo electrónico. Entonces, independientemente del dispositivo que se esté utilizando o de cómo esté conectado, el envío de un archivo adjunto de correo electrónico colocará el trabajo en la cola de impresión, como si se hubiera impreso desde el escritorio.

La gestión de impresión basada en la nube también debe proporcionar múltiples opciones para enviar trabajos desde un dispositivo móvil, incluida una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android y su proveedor debe tener un acuerdo de nivel de servicio (SLA por sus siglas en inglés) para garantizar que los usuarios tengan una experiencia de impresión óptima en los sistemas operativos móviles.

Una fuerza laboral remota no significa necesariamente trabajar desde casa. También puede trabajar desde una cafetería, aeropuerto o mientras está en el extranjero por negocios. La impresión móvil debe funcionar igual que la impresión de escritorio y debe ser parte de una infraestructura de impresión estable y probada que esté lista para cualquier situación que active su plan de continuidad del negocio. De esta manera, los empleados saben que tiene a su alcance la opción de impresión de manera remota, en caso de que la necesiten.

• Paso tres: brinda soporte y servicios remotos. Si se requiere que todos permanezcan en casa, se necesitará un paquete de soporte que se pueda entregar sin necesidad de presencia física. Con el soporte remoto en idioma local y la transmisión en vivo de teléfonos inteligentes, es posible mostrar de forma segura a un agente de soporte, en tiempo real, cuál es el problema y se le explicará cómo solucionarlo. Si también hay disponible una sólida base de conocimiento con videos, incluso podrías hacer tu propio servicio.

Estas mejoras en la infraestructura de impresión pueden realizarse con bastante facilidad a través del proveedor adecuado, y los beneficios obtenidos son tanto inmediatos como a largo plazo. Mientras nos preparamos para afrontar cualquier eventualidad o crisis, es mejor contemplar mover la infraestructura de impresión a una plataforma en la nube premium para  ahorrar dinero, reforzar los esquemas de seguridad y simplificar la administración de TI. Es un ganar-ganar.