Haga una buena consulta al implementar un sistema contable

Microsip recomendó cuatro prácticas saludables para que el software administrativo contable sea un aliado del cliente.

Ciudad de México. Algunas empresas han tenido desagradables experiencias al contratar o adquirir sistemas administrativos, desde lo básico como deficiencias o incumplimiento de requisitos necesarios respecto a la factura electrónica hasta situaciones tan graves como no contar con reportes o incluso incoherencias en los saldos. Esto originado por la falta de datos o un insuficiente conocimiento por parte del proveedor de soluciones informáticas.

Son muchos los dolores de cabeza de los administradores, directores o dueños de las empresas y que han batallado con esta problemática. Ante este hecho se recomiendan 4 sencillos pasos de cómo seleccionar un sistema administrativo:

1.- Identificar las necesidades del negocio.
Cada compañía tiene sus propios requerimientos para gestionar su administración. Por ello, es fundamental detectar y hacer un análisis detallado de las necesidades, problemática y de cómo optimizar los recursos para posteriormente justificar la inversión en un software.

2.- Documentarse, investigar y comparar.
Una vez que sepamos qué necesita la compañía, se sugiere investigar soluciones que cumplan con los requerimientos mínimos necesarios. A partir de aquí, se recomienda llamar al proveedor para que se asigne un consultor que desarrolle la medición de alcances, apoye en el análisis y elabore una propuesta a la medida. Para lograr esto se recomienda comparar las soluciones según los indicadores como la calidad, el servicio y el precio.

3.- Concientización a los equipos de trabajo y planeación
Es prioridad establecer un plan de trabajo con los equipos involucrados en cada área de la empresa y establecer cuáles serán los cambios, objetivos que les corresponden a cada uno, así como la explicación de las ventajas que se obtendrán, definición de tiempos y desarrollo de cronogramas de trabajo. Todo ello con el objetivo de concientizar al personal, capacitarlos y llegar al éxito.

4.- Involucrar a los altos mandos de la empresa
Una de las claves del éxito radica en que los altos directivos de la organización se involucren en el proceso y hagan de la implementación una de sus prioridades. Todo ello, para que sean conscientes desde el primer momento de los ajustes y cambios que deberán efectuarse así como los alcances, necesidades y en paralelo puedan disponer de la información precisa para tu toma de decisiones. Este apoyo es vital para establecer las líneas de actuación respecto a los empleados y la implementación.