Crónica de una contabilidad anunciada

Las constantes modificaciones a los instrumentos legales requieren de una solución que mejore el proceso de cumplimiento, según lo que requiera operar el usuario final.

Ciudad de México. Tal cual acuña el célebre libro, sabemos que la contabilidad ya es un anuncio totalmente validado y que no habrá marcha atrás, sino todo lo contrario, se espera incorporar a más personas para tener sus datos actualizados en el momento. Por ello, resulta capital su adopción, pero justamente el cómo llegamos a esos niveles es parte de la crónica que Aspel realizó para dar a conocer sus herramientas que diferencia a su solución conformada por COI, NOI y Bancos.

Sara Rodríguez, Gerente de Software Aspel indicó que el contexto que envuelve a esta normatividad tiene en su origen tener un estándar para facilitar su revisión por parte de la autoridad tributaria. De tal suerte que los tiempos, procesos y resoluciones sean realizadas con mayor recopilación de información.

Entonces, la última revisión hecha al mismo, indica que en esencia el Servicios de Administración Tributaria necesita tres elementos de esa contabilidad: pólizas, estado financiero y balanza de comprobación. El impacto es que la operatividad sobre todo cuando se gestionan cuentas de empresas con varios empleados o procesos internos de compra-venta es el talón de Aquiles para muchos contadores.

Para entender más esta historia, Sara Rodríguez desmenuzó de mayor a menor dicha cronología de “actualizaciones” que la autoridad ha publicado desde la tercera, hasta la actual y quinta resolución en este tema. En ese sentido, comentó los CFDI debe relacionarse con la operación contable para que sea fácil la correlación de qué se pagó, con cuál cuenta contable.

Todo inicia con la publicación de un catálogo de cuentas estándar para que el SAT agrupe la vida contable de las distintas empresas en un formato homogéneo. Lo que sucedía de anterior, es que dicha cuentas se realizan por niveles; dentro del Nivel “Bancos”, cada persona puede decidir libremente si la cuenta se llamará BancoN o BancoA, así como el nivel que desea nombrarlo y agrupar los movimientos. En este panorama, se trata de que todos los niveles sean los mismos, las subcuentas sean las mismas y en síntesis, comparar y hacer el cruce de datos, sea muy simple porque todos utilizarán una misma base para dicho catálogo.

Balanza de Comprobación es un documento que detalla al día, cada movimiento financiero que ha hecho la empresa. Dicho sea de paso, es la segunda petición que hará el SAT a cada contribuyente. Tercer y no menos importante, es el tema de las pólizas que el servicio de igual forma buscará se envíen a sus registros para ciertas circunstancias.

Lo que hace peculiar este respecto es que operativo aquí entran la multiplicación de esfuerzo para los contadores que necesitarán ligar la información de cada póliza con una cuenta origen y destino. Una empresa con cientos de movimientos al día resultaría básicamente imposible el poder cumplir con la petición. Por ello se liberó un reporte auxiliar que permitiría simplificar lo que para ciertas empresas significaría una tarea titánica. Lo que sabemos, continuó relatando Aspel, es que se ha establecido el envío en un formato XML, aunque los lineamientos para el mismo siguen en el velo del misterio.

Buzón Tributario, vacío
Una de las herramientas para el contribuyente es el Buzón Tributario, donde una vez identificado, puede revisar el último estado de su declaración hecha, todo lo expedido y se piensa que habrá una opción para lograr la contabilidad desde el mismo, pero la autoridad no ha develado una fecha en ese respecto.

Dentro del portal, se indica que el periodo para enviar la Balanza de comprobación será a más tardar el día 25, para el mes anterior inmediato, mientras que las personas físicas tendrán un plazo de dos días adicionales, esto es, hasta el día 27 del mes. Curiosamente, no se ha entregado todavía porque el proceso sigue en revisión.

Con respecto a las pólizas, no será obligatorio el envío, salvo los casos en que el contribuyente se encuentre sujeto a revisión fiscal, en compensación de impuestos o busque una devolución. En reflexión, Aspel comentó que es el caso de muchos contribuyentes por una u otra razón.

En síntesis, el SAT ha bajado los tiempos para incorporar a cada vez más contribuyentes hasta cubrir la totalidad, en el sentido de amyor a menor percepción de ingresos/egresos. Sin embargo, resulta interesante reconocer que las disposiciones han tenido muchas actualizaciones y que todas apuntan a acelerar la adopción.

El cruce de datos, ya ha visto ventajas. Por ejemplo, citó el caso del SAT y el IMSS, una vez se entregan los resultados ya es posible saber si se están cumpliendo con las obligaciones de cuota patronal e INFONAVIT.

Retos operativos
La primera tiene que ver con la asignación en el catálogo estándar. Para ello, se han dado códigos agrupadores para las cuentas que manejan las empresas. Esto una vez hecho, se hace un envío la primera vez y después sólo cuando se realicen cambios en el mismo, hasta tres días después de hecho el cambio en el catálogo de la empresa.

Otro reto es validar cada comprobante. Su propuesta hace que el proceso sea lo menos tortuoso posible, indicó Rodríguez al decir que están considerando un proceso para anexar el UID y el XML que técnicamente solicita la entidad de gobierno.

En caso concreto, Aspel 7.0 considera las disposiciones citadas en forma que el contador tenga más control de cómo se realiza el vaciado y operación diaria. En el caso concreto del catálogo, basta con modificar las cuentas por su código agrupador y después presionar el botón XML; con ello ya estará cumpliendo con la primera responsabilidad.

En el caso de la Balanza ha sido optimizado para lograr los requisitos obligatorios. Esto es, para su cuenta de Bancos Nacionales, tendrá el reporte para no tener que desglosar uno por uno en la balanza.

Con el escabroso tema de pólizas, permiten en un formato de casillas colocar las formas de pago. De esta forma tendrá una forma sencilla de colocar en este formato cuando ha hecho un pago a proveedores. Posteriormente puede buscar entre sus archivos el archivo XML para que el sistema tome el UID de forma automática. Una vez actualice sus póliza podrá ver en un código de colores si ha terminado con los requerimientos y cuáles están pendientes.

Mismo caso con el módulo de consultas, donde podrá revisar cómo está la vista panorámica. Las mismas herramientas le permitirán saber al contador el estado de sus documentos. Una apuesta de valor en ese sentido es NOI, pues al tratar de forma particular la nómina, asocia los CFDI con la póliza correspondiente y manda directo a COI los resultados. Mientras que Banco automatiza precisamente los datos de pagos a proveedores, genera las pólizas correspondientes y COI las reciba de forma transparente. Se trata de hacer el proceso lo más simple posible, remató Aspel.