No más hojas de cálculo en la contabilidad

La contabilidad digital está en la puerta, sin embargo, existen todavía muchas dudas sobre cómo y cuándo enviar la información. Esta nueva contabilidad está diseñada para no ser un dolor de cabeza.

Durante miles de años, la humanidad ha encontrado la forma de llevar las cuentas de forma ordenada. Desde tablillas de barro, hasta hojas de cálculo electrónicas para asegurar que quede un registro de los bienes. Si bien, durante muchos años los cambios y las innovaciones en la contabilidad fueron prácticamente inexistentes (sus principios básicos se conservan inamovibles desde el comienzo), actualmente las nuevas disposiciones de la contabilidad electrónica en nuestro país están haciendo que muchas empresas encuentren difícil de entender cómo cambiará.

A partir de julio de 2014, todas las empresas o personas morales están obligadas a llevar los registros que integran la contabilidad en medios electrónicos y a ingresar su información contable a través de la página de Internet del SAT. Para las personas físicas con actividad empresarial estas disposiciones aplican a partir de enero de 2015.

Existen todavía muchas dudas sobre cómo se debe enviar la información y las fechas en las que debe cumplirse. De acuerdo con el SAT y el IMCP, el universo de personas morales obligadas a presentar contabilidad electrónica es de dos millones doscientos cuarenta y seis mil, mientras que en el caso de las personas físicas es de tres millones ochocientas noventa y cuatro mil; aunque a esta cifra hay que restarle 500 mil que ya utilizan el sistema Mis Cuentas, quedando relevados de esta obligación.

¿Cómo?
Una de las principales características de la contabilidad tradicional era que podía ser llevada en múltiples formatos, siempre y cuando se tuviera un orden en el conjunto de papeles que los contribuyentes debían entregar. Existen empresas en México donde aún se llevan controles directamente en papel, por ejemplo. Sin embargo, las nuevas disposiciones de Hacienda hacen imposible que se siga manteniendo de esta forma una contabilidad o llevada en una hoja de cálculo. Los primeros pasos de esta nueva tendencia se dieron con la factura electrónica, a la que se sumaron posteriormente los comprobantes de nómina digitales. Esto puso las piedras fundamentales para que los contadores evitaran las montañas de papel y la pérdida de documentos que en ocasiones generaba multas a los contribuyentes. Con una administración digital, solo es cuestión de mantener los archivos en orden y respaldados para realizar las declaraciones de forma eficiente.

¿Qué cambiará?
El catálogo de cuentas, la balanza de comprobación, y las pólizas contables serán documentos digitales nuevos, en formato XML. Esto hace ineficiente y obsoleto el proceso de llevar la contabilidad en una hoja de cálculo estándar, como se hacía todavía en muchas oficinas. A partir de ahora es necesario contar con sistemas especializados que permitan una transición simple de la contabilidad de papel a la contabilidad digital.

Todos estos cambios realizados por la autoridad, si bien tienden a tener un periodo de adopción un poco largo, forman parte de un plan para agilizar tanto el reporte, como la captación de impuestos. Acérquese a su contador y asegúrese que cuente con el sistema de contabilidad adecuado para enfrentar de forma eficiente esta nueva obligación. La contabilidad digital está diseñada para que su oficina no sea más una bodega de comprobantes contables. Disfrute la vida sin papel.

Gilberto Sánchez es Director General de Aspel de México.