¿Le diremos adiós al papel para siempre?
Ante tantos cuestionamientos, la directora analiza algunos beneficios de la digitalización.
El debate sobre eliminar el papel o no, no es nada nuevo. Puede incluso resultar increíble el hecho de que un concepto que ha sido discutido una y otra vez, aún se enfrente a tantos obstáculos al momento de ser implementado.
Si se examina a fondo, las ventajas de tener espacios y oficinas libres de papel son obvias. Entonces, ¿por qué esta idea se enfrenta a tantos cuestionamientos? Tal vez estamos planteando la pregunta incorrecta. Quizás el término «libre de papel» suene demasiado como un ultimátum. Por eso, puede ser que el enfoque deba ser usar menos papel, en lugar de dejar de usarlo por completo.
Dejar de usar papel, ¿en serio?
Aunque parezca imposible de lograr, 68% de las personas considera inaceptable el uso de papel y la velocidad de los procesos en este material. De hecho, 46% de la gente también considera que el mayor cambio que se puede efectuar en cuanto a productividad en las empresas, es la eliminación del papel.
Sin embargo, solamente 36% de las empresas están haciendo cambios importantes para que sus procesos se vuelvan completamente libres de papel. No solo eso, en 19% de las compañías, el uso de papel aún está aumentando.
Entonces ¿qué está sucediendo? Una vez más, nos damos cuenta de que el ángulo correcto puede ser la reducción del papel –no la eliminación– o la mejora de los procesos que están basados por completo en el uso de papel.
Pero… ¿cuáles son los beneficios de dejar de usar papel?
1) Reducción de costos: disminuir el uso del papel puede minimizar el trabajo y también los gastos de impresión.
2) Mayor seguridad: los espacios libres de papel disminuyen el riesgo de perder o traspapelar un documento. Además, los documentos digitalizados pueden ser recuperados en caso de un desastre, como un incendio, temblor o inundación. Se estima que 65.1% de los documentos no son destruidos después de ser escaneados, lo cual puede conllevar riesgos de seguridad en algunas empresas.
3) Mejor servicio al cliente: dejar de usar papel quiere decir que los ejecutivos de atención al cliente no tienen que perder tiempo buscando información entre montañas y montañas de papel. En lugar de eso, buscar los documentos digitalizados puede ser un proceso prácticamente instantáneo. Esto, a su vez, facilita que las dudas y problemas de los clientes sean resueltos de manera rápida y eficiente.
Aunque aún existan dudas sobre la posibilidad de usar cada vez menos papel, los beneficios están disponibles para ser ponderados por cada uno de nosotros. Educarnos en el uso de las tecnologías que nos permiten utilizar cada vez menos papel y comenzar la transición hacia una sociedad libre de papel, no solo ayuda a las empresas, sino a la conservación del medio ambiente y a construir los espacios de trabajo del futuro.
Vanilda Grando es Directora de Negocios para América Latina de Kodak Alaris.