El papel no es tan seguro como se piensa

58% de la información vital de una empresa se sustenta en papel, con el bajo rastreo que significa versus un mundo digital.

Hackers, brechas de información, ataques DDoS o suplantación de identidad, son algunas de las palabras que preocupan a los administradores de sistemas actualmente. Y teniendo en cuenta la frecuencia con las que nos enteramos de las violaciones de datos, es ilógico pensar que sólo la infraestructura digital de una organización resulta más vulnerable a los ataques. Hay una amenaza de mayor preocupación para cualquier empresa, y justo lo tenemos frente a nuestros ojos: el papel.

Esto no quiere decir que las brechas digitales no son de importancia crítica para una organización – que obviamente lo son – lo que se necesita es poner en marcha un plan para prevenir y responder a estos ataques. Pero mientras que cualquier número de pronósticos han hecho la afirmación de que se acerca el fin del papel, lo cierto es que «el 58% de las empresas dicen que su información crítica para el negocio sigue siendo almacenada en papel» – esto de acuerdo al estudio Movilidad de la Información 2015, realizado por IDC bajo encargo de Ricoh. Y mientras que la seguridad digital es una parte de la mayoría de las estrategias de negocio, son pocas las empresas que tienen un plan en marcha para mantener los activos de papel de su negocio de manera segura y que no se encuentre colocándolo detrás de una caja fuerte.

Problemas con el papel
Mantener la información sensible de la empresa en papel tiene una serie de inconvenientes que podrían terminar generando grandes problemas para el negocio:

• Seguridad Física: Muchas organizaciones han sufrido violación de datos. Por ejemplo, el caso de personas dentro de las mismas empresas que buscan información personal, como números y fechas de nacimiento o datos del seguro social para ser utilizados para solicitar tarjetas de crédito y realizar compras costosas. A menudo, esta información personal se queda fuera de la atención de los trabajadores. Y mientras que una política de escritorios limpios puede ayudar a mitigar este robo de información personal, no es mucho lo que ayuda en el camino de la protección de la información crítica del negocio.

• No hay Rastro de Papel: En el pasado ejemplo, este robo de información suele pasar desapercibido durante algunos meses, ya que nadie rastrea la vinculación de esta violación de datos con el robo de identidad. Por el contrario, si las brechas de datos son digitales, es mucho más fácil averiguar lo que pudo haber sido tomado y cómo fueron capaces de acceder a esa información. Si bien puede parecer contradictorio, el papel no tiene un modo de ser rastreado.

• Mantenga el Futuro en Mente: Mientras que la digitalización de la información tiene la ventaja de reducir la necesidad de almacenes masivos para guardar registros físicos, también elimina la posibilidad de que sean destruidos años de registros por culpa de un incendio o inundación. Y si las empresas aprovechan una infraestructura basada en la nube, o respaldan su información correctamente, los datos pueden ser fácilmente recuperados, incluso en caso de un desastre.

• Aplica Reglas Diferentes: Mientras que un número de regulaciones han surgido para proteger los datos digitales y privacidad de los clientes – especialmente en el campo de la salud – muchas de estas normas no se aplican al papel. Hay un argumento muy fuerte de que la protección de datos son ahora más fuertes para la parte digital, y no para la física.

Hacer la transición
Dar paso a la transición digital requiere de tiempo y planificación. Es imprescindible contar con una sólida estrategia de gestión del cambio para ayudar a los empleados y desarrollar una «cultura de aprendizaje» que cree y permita la continua innovación. Se deben hacer varias copas de seguridad de documentos en papel antes de que los registros físicos se destruyan o eliminen. Y cada línea de negocio (LoB) debe tener su propio plan para automatizar y digitalizar sus procesos, de manera que todos los departamentos puedan hacer la transición y constatar beneficios inmediatos.

Con el objetivo de acompañar a las empresas en esta transición, Ricoh Mexicana presenta el «Paperless Maturity Roadmap», un método que ayuda a que las empresas visualicen el camino hacia una oficina sin papeles a través de la reducción estratégica de papel. A través de este proceso, se aborda las ineficiencias operacionales relacionadas al uso del papel ya que el progreso hacia una oficina sin papel puede traducirse en una mejor eficiencia, reducción de costos y mejora en las operaciones.

A través de este método, Ricoh descubre las necesidades de la organización en cuestión de gestión de información, tecnología y métodos y posteriormente proporciona un plan de mejora rediseñando los procesos anteriores, la ingeniería y tecnología con el objetivo de eliminar los silos y las ineficiencias de los procesos